"To, co robisz codziennie, liczy się dużo bardziej od tego, co robisz od czasu do czasu". Gretchen Rubin

Żeby zacząć efektywnie planować, należy oczyścić swoje otoczenie. Jeśli więc czujecie się przytłoczeni nadmiarem spraw, najlepiej zacznijcie od zrobienia porządku w rzeczach i oczyszczenia przestrzeni fizycznej wokół siebie. Dopiero potem zajmijcie się porządkowaniem kalendarza lub myśli.

 Każdy ma wokół siebie przedmioty, których powinien się pozbyć. Czym się kierować przy podejmowaniu decyzji? Posegreguj rzeczy według kategorii: NIE LUBIĘ, NIE POTRZEBUJĘ, NIE UŻYWAM, NIE CHCĘ, NIE MAM NA NIE MIEJSCA. Następnie pracuj przez 45 minut. Niech nikt z domowników ci nie przeszkadza. Po upływie tego czasu pogratuluj sobie i zrób sobie 5–10-minutową przerwę. Po przerwie powtórz działanie dla nowego celu.

Skuteczne zarządzanie zobowiązaniami wymaga wdrożenia kilku podstawowych czynności i zachowań:
1. Po pierwsze, jeśli coś tkwi w Twoim umyśle, Twój umysł nie jest czysty. Wszystkie sprawy, które uważasz za niedokończone, muszą zostać zebrane w jakimś godnym zaufania systemie poza twoim umysłem, co do którego masz pewność, że będziesz do niego powracał i regularnie go przeglądał (PLANER, TERMINARZ, POJEMNIK NA DANE)

2. Po drugie, musisz dokładnie określić swoje zobowiązania i zdecydować, co należy zrobić, jeśli w ogóle cokolwiek, aby osiągnąć postęp w realizacji tego zobowiązania ( KOSZ - nie zajmuję sie tymi sprawami ani teraz ani w przyszłości, ARCHIWUM - sprawy niewymagające działania, ale zawierające informacje potrzebne w przyszłości, KIEDYŚ/MOŻE - lista spraw do załatwienia w bliżej niokreślonej przyszłości)

Jeżeli sprawa wymaga podjęcia działania i nie zajmie Ci to więcej niż 2 minuty, to wykonaj to od razu. W przeciwnym wypadku działanie ląduje na liście spraw wymagających działania i podlega procesowi porządkowania.

3. Samo zebranie i posortowanie wszystkich spraw nic Ci nie da, jeżeli nie będziesz tych informacji regularnie przeglądał. Podczas przeglądu aktualizujesz zapisane informacje i wybierasz to, co wypadałoby zrobić, dopisując działania na odpowiednie listy w pojemniku (planerze). Pojemniki należy opróżniać regularnie.
(Źródło: D. Allen, Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności)

David Allen nazywa swój program Getting Things Done (GTD) sztuką bezstresowej efektywności. O wiele łatwiej przyswoić ten system osobom bardzo zorganizowanym oraz analitycznym. Niemniej osoby mniej analityczne także mogą znaleźć tu sporo inspiracji oraz porad. Najważniejszą jest ta, aby spisać WSZYSTKIE otwarte pętle, łącznie z niewytartą od dawna plamą na ścianie, niezatemperowanymi ołówkami czy zaległą rozmową telefoniczną.

 na podstawie "Współczesne trendy i metody planowania" Ewelina Włodarczyk, Katarzyna Kaczmarska